La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») s’applique aux Traitements mis en œuvre par le Responsable de Traitement en vue d’assurer le bon fonctionnement de la Solution DIGITALKIN, telle que définie au sein des Conditions Générales de Prestations de Services (ci-après « CGPS ») de l’entreprise et sur le site Internet accessible à l’adresse suivante : https://digitalkin.ai/ (ci-après le « Site »).

Le Responsable de Traitement s’engage à respecter les Lois Applicables en matière de protection des Données.

Les Données personnelles sont traitées de manière licite, loyale et transparente.

Les Données personnelles collectées sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est strictement nécessaire au regard des Finalités de Traitement.

Le Responsable de Traitement collecte les Données personnelles de l’Utilisateur pour :

• Exécuter le contrat ayant pour objet de mettre à disposition de l’Utilisateur la Solution DIGITALKIN, dans sa version standard ou personnalisée et, notamment, afin de :

  • Exécuter les prestations objet du contrat précité ;

  • Effectuer le suivi et la gestion de la relation commerciale ;

  • Effectuer le suivi et la gestion des impayés et des contentieux.

• Gérer les demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition de l’Utilisateur ;

• Effectuer les opérations relatives à la prospection commerciale à destination de l’Utilisateur concernant les offres commerciales proposées par DIGITALKIN.

L’Utilisateur est informé que le Responsable de Traitement collecte et traite ses Données personnelles et notamment :

• Lorsque l’Utilisateur contacte le Responsable de Traitement via le formulaire de contact figurant au sein du Site ou par courriel, au moyen de l’e-mail indiqué au sein Site, pour une demande de renseignements : adresse e-mail, nom, prénom, le cas échéant, le numéro de téléphone et, plus généralement, toutes données transmises par l’Utilisateur ;

• Pour le l’exécution du contrat et, en particulier, l’exécution des prestations, le suivi et la gestion de la relation commerciale, des impayés et des contentieux : nom, prénom, adresse postale, fonction, adresse e-mail, numéro de téléphone, le cas échéant, coordonnées bancaires et toutes données transmises par l’Utilisateur ;

• Lorsque l’Utilisateur formule une demande d’exercice des droits : les données d’identité, l’objet de la demande, l’adresse e-mail.

Le Responsable de Traitement conservera les Données personnelles pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et traitées. Les Données personnelles sont par la suite archivées pour les finalités et durées de conservation telles que définies ci-dessous :

• Pour la prospection commerciale, 2 ans à compter de la fin de la relation commerciale entre le Responsable de Traitement et l’Utilisateur ou à compter du dernier contact avec l’Utilisateur ;

• Pour l’exécution du contrat et, notamment, l’exécution des prestations, le suivi et la gestion de la relation commerciale, le suivi et la gestion des impayés et des contentieux : pendant toute la durée du contrat, plus 5 ans à compter de la fin du contrat à des fins probatoires ;

• Pour répondre aux demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition soit l’année civile de la demande plus 5 ans.

Le Responsable de Traitement traite les Données Personnelles sur une base légale précisément identifiée, à savoir :

• L’intérêt légitime du Responsable de Traitement à traiter les Données personnelles ;

• L’exécution de mesures précontractuelles ou du contrat que le Responsable de Traitement a conclu avec l’Utilisateur, lorsqu’il est entré en relation contractuelle ;

• Le respect des obligations légales, notamment lors de la gestion de la facturation ou de la gestion des demandes d’exercice de droits.

Le Responsable de Traitement s’engage à :

• Traiter les Données personnelles uniquement pour les seules Finalités de Traitement décrites ci-dessus ;

• Traiter les Données personnelles conformément aux Lois Applicables ;

• En cas de transfert de Données personnelles vers un pays tiers ou à une organisation internationale, informer au préalable l’Utilisateur ;

• Garantir la confidentialité des Données Personnelles en prenant toute les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour (i) empêcher l’accès aux Données personnelles par des personnes non autorisées, (ii) en effectuant des contrôles d’identité et d’accès via un système d’authentification ainsi qu’une politique de mot de passe, (iii) en optant pour un système de gestion des habilitations et (iv) des processus et dispositifs permettant de tracer l’ensemble des actions réalisées sur son système d’information et d’effectuer conformément à la règlementation en vigueur, des actions de reporting en cas d’incident impactant les Données personnelles ;

• Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les Données personnelles s’engagent à respecter la confidentialité́ ou soient soumises à une obligation de confidentialité́ et reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des Données personnelles ;

• Prendre en compte, s’agissant de ses outils, applications ou services, les principes de protection des données, dès la conception ;

• Effacer, anonymiser ou archiver les Données personnelles à l’issue de la période de conservation.

Le Responsable de Traitement ne sera en aucun cas responsable des incidents de sécurité liés à l’utilisation d’Internet, notamment en cas de perte, altération, destruction, divulgation ou accès non autorisé à des données ou informations de l’Utilisateur.

L’Utilisateur accepte que les Données personnelles le concernant recueillies par le Responsable de Traitement soient transmises aux Sous-traitants/Prestataires avec lesquels il est en relation contractuelle aux seules fins d’exécution des Finalités de Traitement susmentionnées, sous réserve que ces tiers destinataires des Données personnelles soient soumis à une règlementation garantissant un niveau de protection approprié et adapté, tel que défini par les Lois Applicables.

En cas de transfert de tout ou partie des Données personnelles objet du Traitement vers un Pays Tiers ou vers une organisation internationale, le Responsable de Traitement s’engage à prévoir les garanties appropriées, conformément aux Lois Applicables, et à les faire respecter par ses Sous-traitants.

En aucun cas le Responsable de Traitement ne vend, ni ne loue, ni n’utilise autrement que pour les Finalités de Traitement précitées, les Données personnelles dont il est destinataire.

La divulgation des Données personnelles à des tiers n’est réalisée par le Responsable de Traitement qu’aux fins de l’exécution des Finalités de Traitement et aux tiers ayant la qualité de Sous-traitants dans les conditions visées aux présentes.

Les droits suivants sont garantis par le Responsable de Traitement à l’Utilisateur : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (en ce compris le profilage).

L’Utilisateur peut obtenir une copie de ses Données personnelles, sur demande écrite et adressée au Responsable de Traitement.

En envoyant une demande écrite, et à tout moment, l’Utilisateur peut obtenir une correction ou une suppression de ses Données personnelles, dans la limite des droits du Responsable de Traitement.

Toute demande doit être adressée au Responsable de Traitement par écrit à l’adresse suivante : contact@digitalkin.ai

Si l’Utilisateur estime que le Responsable de Traitement n’a pas respecté ses droits en matière de protection des Données personnelles, il peut adresser une plainte auprès de la CNIL.

Le Responsable de Traitement met à jour régulièrement la présente Politique qui reste disponible sur le Site à tout moment.